1. Quem está obrigado à escrituração pelo SEF?
Todo contribuinte inscrito sob o regime normal de pagamento do ICMS, atualmente identificado no número de sua inscrição estadual com os algarismos 18.1, exceto aqueles cujo CNAE esteja relacionado no ANEXO 3, da Portaria SF nº073/03.

2. A escrituração fiscal digital é obrigatória apenas para quem emite documentos fiscais por processamento de dados?
Não. A escrituração digital através do SEF é obrigatória para todos os contribuintes do Estado de Pernambuco, inscritos sob o regime normal de pagamento do ICMS, atualmente identificados no número de inscrição estadual com os algarismos 18.1, exceto aqueles cujo CNAE esteja relacionado no ANEXO 3, da Portaria SF nº073/03.

3. Quem está obrigado a escriturar o SEF incluindo os itens dos documentos fiscais?
Apenas os contribuintes enquadrados nas seguintes situações: que emita documentos fiscais por sistema de processamento de dados; que realize operações sujeitas à substituição tributária, na qualidade de contribuinte substituto; que seja beneficiário do PRODEPE.

4. O que são os itens de documentos fiscais?
Itens dos documentos fiscais são as mercadorias, produtos, serviços e outros constantes dos documentos fiscais. Devem ser discriminados com códigos e sempre indicada a quantidade desses itens. Relativamente a "Outros" podem ser citados como exemplo os créditos fiscais transferidos de um estabelecimento para outro quando admitidos pela legislação.

5. Os itens dos documentos fiscais devem ser registrados no Arquivo SEF?
Sim, mas apenas pelos contribuintes incluídos nas seguintes situações: emitir documentos fiscais por sistema de processamento eletrônico de dados; contribuinte que realize operações com substituição tributária, na qualidade de contribuinte substituto, e contribuintes beneficiários do PRODEPE.

6. O arquivo SEF pode ser substituído depois de enviado?
Sim, nos termos do Decreto nº 25.372/03, a saber: Decreto nº 25.372, artigo 2º, inciso IV "poderá ser substituído integralmente, com as incorreções sanadas, sem aplicação de penalidade, até o termo final do prazo estabelecido para transmissão, sendo considerado definitivo o último arquivo enviado.

7. Os documentos fiscais que foram registrados no SEF podem ser destruídos?
Não. Os documentos fiscais que basearam a escrituração fiscal devem ser mantidos até o termo final do prazo de decadência do imposto.

8. O Arquivo SEF deve ser transmitido pela INTERNET ou entregue nas AREs?
Deve ser transmitido pela INTERNET. Na impossibilidade da transmissão pela INTERNET, o Arquivo SEF pode ser entregue, em disquetes, na Agência da Receita Estadual do domicílio do contribuinte.

9. Todo contribuinte usuário de ECF tem que elaborar o Arquivo SEF registrando itens de documentos fiscais?
Não. Apenas os contribuintes usuários de ECF incluídos nas seguintes hipóteses: que também emita outro tipo de documento fiscal por sistema eletrônico de processamento de dados; contribuinte que realize operações com substituição tributária, na qualidade de contribuinte substituto, e contribuintes beneficiários do PRODEPE.

10. Há uma informação/dado do documento fiscal que a legislação do ICMS determina ser registrada, mas não há espaço definido no leiaute ou no software oficial. O que fazer?
O contribuinte não será penalizado por não registrar informação exigida pela legislação para constar na escrituração fiscal, mas para a qual o leiaute não indique a posição ou o software oficial não indique campo próprio. Neste caso, o contribuinte deverá registrar a informação em papel, no RUDFTO ou em demonstrativo em separado, conforme determinado na legislação.

11. O demonstrativo de apropriação do crédito fiscal de ativo imobilizado não consta do SEF. Ele deve ser feito na forma de escrituração anterior?
Sim. O demonstrativo de apropriação do crédito fiscal de ativo imobilizado não está incluído no leiaute do SEF e deve ser feito na forma prevista na legislação anterior ao SEF.

12. O contribuinte que escritura através do SEF deve emitir documentos fiscais por processamento eletrônico de dados?
Não. Não há obrigatoriedade de realizar a própria emissão de documentos fiscais por processamento eletrônico de dados pelo fato da escrituração fiscal ser digital.

13. O contribuinte tem que codificar todos as mercadorias, serviços e produtos com que trabalha?
Sim, conforme determinado no artigo 6º do Decreto nº 25.372/03, a saber:
Art. 6º Os itens de mercadoria, serviço e outros decorrentes da respectiva operação ou prestação devem ser identificados através de códigos, observando-se:
I - o código atribuído a determinado item será o mesmo em qualquer lançamento efetuado na escrituração do contribuinte, observando-se:
não pode ser duplicado, atribuído a itens diferentes ou reutilizado;
é permitida sua modificação nas hipóteses constantes de portaria do Secretário da Fazenda, devendo, neste caso, ser indicados, em conjunto, o código atual, o anterior e o termo final de utilização deste último;
II - a discriminação do código deve indicar precisamente o item, observando-se:
são vedadas discriminações diferentes para o mesmo item ou genéricas, a exemplo de "diversas entradas", "diversas saídas" e "mercadorias para revenda";
é permitida a modificação da discriminação, desde que não implique alteração substantiva, nas hipóteses constantes de portaria do Secretário da Fazenda.
Parágrafo único. Ocorrendo modificações de código ou discriminação em desacordo com o estabelecido neste artigo, a autoridade fiscal, sem prejuízo da aplicação da penalidade cabível, elegerá um dos códigos ou discriminações a ser aplicada no procedimento fiscal.

14. O que é o Registro de Observações - RO?
O Registro de Observações destina-se a consolidar as indicações da legislação pertinente, as descrições das situações específicas determinantes correspondentes à divergência da tributação normal e outras observações exigidas na legislação referentes aos lançamentos da escrituração.

15. O contribuinte que entrega o Arquivo SEF ainda está obrigado a entregar os registros do Arquivo SINTEGRA?
Não, conforme o disposto na Portaria nº 073/03, a saber: XXVI - A entrega do arquivo SEF dispensa o contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados, para emissão de livros ou documentos fiscais, de encaminhar, à respectiva Unidade da Federação, os arquivos referentes às operações interestaduais com mercadorias, de acordo com o que dispõe o Convênio ICMS 57/95 e alterações, em atendimento ao Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais de Mercadorias e Serviços - SINTEGRA.

16. Quando o Registro de Inventário deve ser escriturado e transmitido?
Conforme o art. 13, II, do Decreto nº25.372/03: "O Registro de Inventário deve ser elaborado ao final do exercício fiscal ou gerado e apresentado mediante intimação escrita de autoridade fiscal, devendo ser transmitido juntamente com o arquivo SEF no prazo previsto no § 8º do artigo 272 do Decreto nº 14.876, de 12 de março de 1991, e alterações, ainda que tenha havido requisição fiscal anterior naquele exercício.

17. Como deve ser lançada uma Nota Fiscal em que conste incorretamente o número de inscrição estadual, o CNPJ-MF ou o CPF-MF?
O documento fiscal que discriminar o respectivo número de inscrição estadual, CNPJ/MF ou CPF/MF incorretamente deverá ser lançado pelo contribuinte, registrando-se o número correto no campo correspondente do documento fiscal, indicando-se a incorreção no Registro de Observações - RO, com a seguinte expressão: "inscrição estadual/CNPJ/CPF incorreto no documento fiscal: (indicar o número incorreto).

18. Como deve ser registrada uma Nota Fiscal em que não conste o CFOP da operação ou este esteja incorreto?
A omissão ou incorreção, no documento fiscal, da discriminação do Código Fiscal de Operações e Prestações - CFOP será sanada com a correta indicação do CFOP no lançamento do Registro de Entradas ou Registro de Saídas, conforme o caso.

19. Quando a operação de venda de mercadoria ou prestação de serviço for beneficiada por isenção, não-incidência, redução de base de cálculo ou de alíquota, diferimento, crédito presumido ou em que haja estorno de débito posterior, como se deve ser lançada no Arquivo SEF?
O registro de documento fiscal relativo a operação beneficiada por isenção, não-incidência, redução de base de cálculo ou de alíquota, diferimento, crédito presumido ou em que haja estorno de débito posterior deverá ser complementado, no campo "Observações", com a indicação da legislação pertinente à hipótese ou a descrição da situação específica correspondente à divergência da tributação normal.

20. Como devem ser registrados no Arquivo SEF documentos fiscais cancelados?
Nos termos da Portaria SF nº 073/03, a saber: Os documentos cancelados serão lançados com a indicação do modelo do documento fiscal, do seu número de ordem e a data do cancelamento, assinalada a opção conforme tabela de situação do documento fiscal no Manual de Orientação do Arquivo SEF.

21. O Campo "Quantidade", relativamente a item de mercadoria, serviço ou outros, deve ser sempre preenchido?
Sim. Conforme Portaria SF nº 073/03, a saber: XXIV - O campo "quantidade" no registro de item, de qualquer documento fiscal, deverá ser superior a zero.

22. A falta de registro de uma Nota Fiscal de venda pelo contribuinte é considerada omissão de saída?
Sim. O Arquivo SEF é a própria escrituração fiscal do contribuinte. A omissão do lançamento de documento fiscal no Arquivo SEF é equivalente a omissão do lançamento nos anteriores livros fiscais com a idêntica penalidade quando houver supressão ou redução do tributo.